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Governance-Struktur

Governance-Regeln

Corporate Governance-Kodex, auf den sich die Gesellschaft bezieht

Der Verwaltungsrat hat beschlossen, sich auf den für börsennotierte Gesellschaften erstellten Corporate-Governance-Kodex des Unternehmensverbands Afep und des Arbeitgeberverbands Medef (nachstehend Kodex genannt) zu beziehen, der auf der Medef-Website (www.medef.com) eingesehen werden kann. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Berichts bestehen in der Gesellschaft keine von den Kodex-Empfehlungen abweichenden Praktiken.

Geschäftsordnung

Der Verwaltungsrat hat eine Geschäftsordnung verabschiedet. Sie umfasst die Modalitäten bezüglich der Organisation und Arbeitsweise des Verwaltungsrats und der Verwaltungsratsausschüsse, die Befugnisse und Vertretungsvollmachten des Verwaltungsrats, des Vorsitzenden (Präsident) und geschäftsführenden Generaldirektors, des stellvertretenden Vorsitzenden des Verwaltungsrats (Vizepräsident) und des Lead Director sowie die Rechte und Pflichten der Mitglieder des Verwaltungsrats, insbesondere ihren Anspruch auf Information und auf Kontakte mit den Mitgliedern der Konzernleitung sowie die Regeln über die Behandlung etwaiger Interessenkonflikte. Die Geschäftsordnung des Verwaltungsrats wird regelmäßig überarbeitet. Der vollständige Wortlaut in der aktuellen Fassung, die am 1. 11. 2018 in Kraft getreten ist, kann auf der Website der Gesellschaft (www.vinci.com) eingesehen werden.

Organisation der Governance bei VINCI

Allgemeine Organisation

Die allgemeine Governance von VINCI beruht auf einer ständigen Interaktion zwischen einer Vielzahl von Organen, die den dezentralen Aufbau der Gesellschaft widerspiegeln. Auf Ebene der Muttergesellschaft VINCI S.A. erfolgt die Lenkung durch den Verwaltungsrat, der aus 15 Mitgliedern besteht, davon drei zur Vertretung der Arbeitnehmer bzw. Belegschaftsaktionäre, und die Generaldirektion des Konzerns.

Angesichts der Größe des Konzerns beschränkt der Verwaltungsrat seine Prüfung auf einzelne Projekte (Investitionen), die über bestimmte Erheblichkeitsschwellen hinausgehen. Die Ausübung der Geschäftstätigkeit erfolgt auf Ebene der Konzerngesellschaften, die sich in Sparten gliedern, und der Konzernleitung, vertreten durch Herrn Xavier Huillard, zugleich Vorsitzender des Verwaltungsrats. Darüber hinaus nimmt der Verwaltungsrat in vollem Umfang Aufgaben und Befugnisse in seinem Zuständigkeitsbereich wahr, die sich auf die Finanzpolitik, Strategie, Reputation sowie die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsbelangen jeder Art – sozial, gesellschaftlich und umweltbezogen – beziehen.

Die Zweckmäßigkeit dieser Organisation und insbesondere die Wahl der Personalunion für die Mandate des Vorsitzenden des Verwaltungsrats und des geschäftsführenden Generaldirektors wird im Verwaltungsrat regelmäßig erörtert und auch anlässlich der alle drei Jahre stattfindenden Fremdbewertung behandelt. Sie ermöglicht eine angemessene Information der Verwaltungsratsmitglieder sowie eine effiziente Vorbereitung der vom Verwaltungsrat zu treffenden Beschlüsse.

Der Verwaltungsrat bestätigt, dass die derzeitige Organisation den Herausforderungen entspricht, mit denen der Konzern konfrontiert ist. Sie hat sich sowohl in Zeiten des Wachstums als auch in der unruhigen Zeit, bedingt durch die Covid 19-Krise, bewährt. Aufgrund des stark dezentralen Konzernaufbaus war es in diesem Zusammenhang wichtig, sofort betriebs- und projektnah zu handeln und angesichts einer Vielzahl komplexer Sachverhalte zugleich kohärent vorzugehen und Widerstandskraft zu zeigen sowie bei den 219.299 Mitarbeitern und allen Interessengruppen das Vertrauen in die Zukunftsfähigkeit des Konzerns zu bestärken.

Das auf eigenständigem Handeln der Führungskräfte, Verantwortlichkeit und gemeinsamen Werten beruhende Führungsmodell von VINCI hat sich als besonders wirksam erwiesen. Wesentlich dazu beigetragen hat die Tatsache, dass eine tiefe Übereinstimmung zwischen der Lenkungsfunktion des Verwaltungsrats und der Umsetzung in der Praxis besteht, stark erleichtert durch die Einrichtung einer effizienten flachen Hierarchie durch den Präsidenten und geschäftsführenden Generaldirektor.

Die Befugnisse der Leitungsorgane verteilen sich laut Festlegung in der Geschäftsordnung des Verwaltungsrats wie folgt:

The division of responsibilities between the Company’s governance bodies and top management
VerwaltungsratPräsident und geschäftsführender Generaldirektor
- Ernennung des Präsidenten und geschäftsführenden Generaldirektors, des Vizepräsidenten, des Lead Director sowie der geschäftsführenden Organmitglieder.
- Vorabgenehmigung der strategischen Orientierungen.
- Vorabgenehmigung strategischer Investi­tionen und signifikanter Transaktionen bei einer Exposition über 200 Millionen Euro.
- Vorabgenehmigung für alle Geschäfte bei Befassung durch den Strategie- und CSR-Ausschuss. - Vorabgenehmigung von Transaktionen außerhalb des Rahmens der vom Konzern angekündig­ten Strategie.
- Organisation und Leitung der Arbeiten des Verwaltungsrats.
- Umsetzung der vom Verwaltungsrat getroffenen Beschlüsse.
- Operative Lenkung des Konzerns.
VizepräsidentLead Director
- Vorsitz im Strategie- und CSR-Ausschuss (Prüfung von Investitionen über 50 Mio. Euro und Überwachung der ESG-Politik).
- Repräsentationsaufgaben auf Anfrage des Präsidenten und geschäftsführenden Generaldirektors.
- Erläuterungen für den Verwaltungs­rat zu den Tätigkeitsbereichen des Konzerns.
- Regular contact with the Group’s principal executives
- Participation in meetings with shareholders or proxy advisers at the request of the Chairman and Chief Executive Officer
- Vorsitz im Ernennungs- und Governance-Ausschuss.
- Behandlung von Interessen­konflikten.
- Auf Anfrage des Präsidenten und geschäftsführenden General­direktors Ansprechpartner für die Mitglieder des Verwaltungsrats, Aktionäre und Stimmrechtsberater.
- Organisation von Sitzungen der Verwaltungsrats­mitglieder („Executive Sessions“) ohne geschäftsführende Organmitglieder.

 

Präsident und geschäftsführender Generaldirektor

Herr Xavier Huillard nimmt seit dem 6. 5. 2010 die Funktion des Präsidenten und geschäftsführenden Generaldirektors wahr. Der Verwaltungsrat hat in seiner Sitzung am 3. 2. 2022 beschlossen, der über den Jahresabschluss 2021 zu befindenden Hauptversammlung vorzuschlagen, das Verwaltungsratsmandat von Herrn Huillard zu erneuern, und sieht bei positivem Votum die Erneuerung seines Mandats als Präsident und geschäftsführender Generaldirektor vor. Der Verwaltungsrat weist darauf hin, dass die Ausübung der Mandate als Vorsitzender des Verwaltungsrats und als geschäftsführender Generaldirektor unter strikter Befolgung der aktuell für die jeweilige Altersgrenze geltenden Regeln der Satzung, für die keinerlei Änderung vorgenommen wird, erfolgen wird. Folglich werden die von Herrn Xavier Huillard wahrgenommenen Funktionen als Vorsitzender des Verwaltungsrats und als geschäftsführender Generaldirektor vor Ende seines neuen Mandats als Mitglied und Vorsitzender des Verwaltungsrats getrennt.

Der Beschluss des Verwaltungsrats, das Mandat von Herrn Huillard als Präsident und geschäftsführender Generaldirektor zu erneuern, liegt vor allem im Wunsch des Verwaltungsrats begründet, den Beginn der Integration der am 31. 12. 2021 übernommenen Cobra IS-Gruppe und die Rückkehr der Konzernleistung auf das Vorpandemieniveau durch Herrn Huillard begleitet zu wissen. Der Präsident und geschäftsführende Generaldirektor nimmt alle gesetzlich vorgesehenen Befugnisse wahr.

In diesem Rahmen präsentiert er der Finanzwelt regelmäßig – speziell anlässlich von Roadshows – die Geschäftslage, die Perspektiven und die Strategie des Konzerns. Herr Huillard leitet das Exekutivkomitee und den Orientierungs- und Koordinationsausschuss und führt den Vorsitz im Risikoausschuss. Für diese Vorsitzfunktion kann er eine Vollmacht erteilen.

Organisation der Generaldirektion und ihrer Leitungsorgane

Das von Herrn Huillard eingesetzte Exekutivkomiteesetzt sich aus den wichtigsten Leitern der Geschäfts- und Funktionsbereiche des Konzerns zusammen: 11 Mitglieder (Stand 3. 2. 2022). Die Angaben gemäß Code de Commerce, Artikel L. 22-10-10, 2, in Bezug auf die Bemühungen der Gesellschaft, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Frauen und Männern in Führungspositionen zu erreichen, sind Abschnitt E, Ziffer 1.5.2, Seite 188, zu entnehmen.

Die Herren Pierre Coppey und Christian Labeyrie haben die Funktion beigeordneter Generaldirektoren von VINCI. Ihre jeweiligen Aufgabenbereiche sind:

- für Herrn Coppey: Überwachung der Umweltpolitik des Konzerns und Lenkung der im Auftrag von VINCI durchgeführten Initiativen der Konzerneinrichtung Leonard, der Konzernstiftung Fondation VINCI pour la Cité, der Denkfabrik Fabrique de la Cité sowie von Rêve de Scènes Urbaines (RSU);

- für Herrn Labeyrie: Leitung der Finanzabteilung des Konzerns und Aufsicht über die Bereiche VINCI Assurances, VINCI Re, VINCI Immobilier und Informationssysteme.

Das Exekutivkomitee ist mit folgenden Aufgaben betraut: Bestätigung und Überwachung der Umsetzung der bereichsübergreifenden Konzernpolitik, insbesondere der Risikomanagement-, Finanz-, Personal-, Sicherheits-, IT- und Versicherungspolitik. In diesem Rahmen erfolgen häufige und regelmäßige Beratungen über alle wichtigen Fragestellungen im Leben des Konzerns. 2021 ist es 23 mal zusammengetreten.

Der Orientierungs- und Koordinationsausschuss, der sich neben den Mitgliedern des Exekutivkomitees aus den wichtigsten Leitern der Geschäfts- und Funktionsbereiche der großen Tochtergesellschaften des Konzerns – 29 Mitglieder (Stand 3. 2. 2022) – zusammensetzt, dient dazu, sich in Bezug auf Strategie und Lage von VINCI sowie alle Querschnittsthemen im Konzern umfassend abzustimmen. 2021 ist er viermal zusammengetreten.

Vizepräsident

Der Verwaltungsrat hat Herrn Yves-Thibault de Silguy am 1. 11. 2018 in seiner Funktion als Vizepräsident zur Wahrnehmung der in der Geschäftsordnung unter 2.1 festgelegten Befugnisse bestätigt. Seine Amtszeit endete am 12. April 2022

Der Vizepräsident leitet den Strategie- und CSR-Ausschuss und ist Mitglied des Ernennungs- und Governance-Ausschusses. Der Vizepräsident hat für das Berichtsjahr einen Tätigkeitsbericht erstellt (siehe Seite 272).

Lead Director

Der Verwaltungsrat hat Frau Yannick Assouad, unabhängiges Mitglied des Verwaltungsrats, am 1. 11. 2018 mit der am 6. 5. 2010 eingerichteten Funktion des Lead Director betraut.

Diese Funktion soll sicherstellen, dass es im Verwaltungsrat eine Kontaktperson gibt, die nicht der Präsident und geschäftsführende Generaldirektor ist und die über eigene Befugnisse verfügt, mit denen die Handlungsfähigkeit des Verwaltungsrats jederzeit gewährleistet ist.

Die Befugnisse des Lead Director sind in der Geschäftsordnung unter 2.1 festgelegt.

Der Lead Director leitet den Ernennungs- und Governance-Ausschuss. Er ist befugt, jeden beliebigen Punkt auf die Tagesordnung des Verwaltungsrats zu setzen und den Präsidenten aufzufordern, den Verwaltungsrat einzuberufen.

Der Lead Director hat für das Berichtsjahr einen Tätigkeitsbericht erstellt (siehe Seite 273).

Letzte Aktualisierung: 31. 05. 2022