Document d’enregistrement universel 2021

Informations générales et éléments financiers

3.4 Contrôle interne

Les principales procédures décrites ci-après sont communes à l’ensemble du Groupe. Au sein de chaque pôle, des procédures spécifiques les complètent pour le suivi des affaires et l’élaboration de l’information financière et comptable.

3.4.1 Conformité aux lois et règlements

La direction Juridique du holding assure :

  • une veille juridique portant sur les règles applicables ;
  • un suivi des grands dossiers d’acquisition et de contentieux ;
  • une information aux collaborateurs concernés sur les règles en matière d’opérations sur titres.

Les principales dispositions du contrôle légal et réglementaire sont décrites aux paragraphes 2.3 : Respect des droits humains et 2.4 : Éthique des affaires de la section E : Informations sociales, sociétales et environnementales, pages 199 à 203.

3.4.2 Application des orientations et instructions de la direction Générale

Le président de VINCI Autoroutes, le directeur général de VINCI Concessions, le président-directeur général de VINCI Energies, le président de VINCI Construction et le président de VINCI Immobilier exercent les pouvoirs qui leur sont conférés par la loi. Dans le cadre de l’organisation interne du Groupe, ils sont aussi tenus de se conformer aux directives générales émises à leur attention par le président-directeur général de VINCI, qui ont été réactualisées en janvier 2019. Celles-ci s’appliquent aux domaines suivants :

  • respect du Manifeste VINCI et des guides qui l’explicitent, accessibles sur le site intranet du Groupe ;
  • prise d’engagement ;
  • remontée d’information au holding en matière comptable et financière, de ressources humaines, de sécurité, d’environnement, de droits humains, de litiges et contentieux, de polices et sinistres d’assurance, etc.

Les directives générales concernent notamment le respect des procédures du Groupe en matière de prise d’affaire ou d’investissement.

Ces procédures définissent les seuils à partir desquels une autorisation spécifique doit être obtenue de la part de comités dédiés – comité des Risques et comité Stratégie et RSE du Conseil d’administration – ou une information préalable communiquée au président-directeur général de VINCI et/ou aux directions fonctionnelles du holding concernées.

Les directives générales sont répercutées par les dirigeants des pôles à leurs collaborateurs opérationnels et fonctionnels pour les dispositions les concernant, ainsi qu’aux responsables exerçant un mandat social dans les sociétés du pôle concerné.

3.4.3 Procédures relatives aux engagements et comité des Risques de VINCI

Le comité des Risques de VINCI a pour mission d’apprécier, en amont des phases d’engagement :

  • les opérations de croissance externe et les cessions d’activité ;
  • les conditions et modalités de remise des offres de travaux qui, du fait notamment de leur taille, de leur complexité, de leur montage financier, de leur localisation ou de leur spécificité technique, comportent un risque particulier, notamment d’ordre technique, juridique ou financier ;
  • les opérations de promotion immobilière ;
  • les partenariats public-privé (PPP) et les concessions, ainsi que tout autre engagement de longue durée.

Les seuils, en termes de montant, entraînant un passage devant le comité des Risques de VINCI préalablement à la remise d’une offre, sont définis dans les directives générales. Les affaires dont le seuil est inférieur au niveau requis pour le passage devant le comité des Risques de VINCI sont gérées au niveau des pôles et divisions selon leur propre mode opératoire et de délégation de pouvoirs, qui sont en cohérence avec le cadre de référence du Groupe.

Le comité des Risques de VINCI comprend les membres suivants :

  • le président-directeur général de VINCI pour les projets les plus importants, ou un directeur général adjoint par délégation ;
  • le président (ou directeur général) du pôle concerné ;
  • le directeur général adjoint et directeur financier de VINCI pour les projets immobiliers, les projets de concession et les acquisitions ou cessions ;
  • le directeur de l’audit interne ;
  • les représentants opérationnels de l’entité qui présente l’affaire.

3.4.4 Procédures relatives au suivi des opérations

Les pôles disposent de systèmes de suivi des opérations adaptés aux spécificités de leur activité, pour suivre l’avancement des chantiers et des contrats, ainsi que des indicateurs relatifs aux ressources humaines. Ces systèmes sont compatibles avec ceux permettant l’élaboration et le traitement de l’information financière et comptable décrits ci-après, une consolidation étant faite par le holding pour les principaux indicateurs.

Un tableau de bord consolidé de l’activité, des prises de commandes, du carnet de commandes, d’indicateurs clés opérationnels et de l’endettement financier net du Groupe est établi mensuellement à partir de données communiquées par les pôles.

Un reporting mensuel des faits marquants est établi par les dirigeants des pôles et divisions.

La procédure budgétaire est commune à l’ensemble des pôles du Groupe. Elle comporte cinq rendez-vous annuels : budget initial de l’année N préparé à la fin de l’année N–1, puis quatre recalages budgétaires au cours de l’année N après chaque clôture trimestrielle.

Les pôles participent également au suivi régulier des engagements de VINCI en matière sociétale et environnementale, tels que décrits dans le chapitre Développement durable, page 24, et au suivi des ressources humaines, avec un accent particulier mis sur la sécurité des personnes employées sur les sites du Groupe.

3.4.5 Plans de continuité d’activité

L’ensemble des filiales du Groupe établissent des plans de continuité d’activité, notamment pour les crises sanitaires ou les évènements climatiques extrêmes.

Dans les concessions, des plans de continuité d’activité sont établis pour chaque infrastructure concédée (aéroports, autoroutes, stades, tunnels, etc.). Ces plans prévoient les mesures à mettre en place et l’adaptation de l’organisation à divers scénarios de crise, dont les crises sanitaires.